একটি মেমো, বা স্মারকলিপি, একটি নির্দিষ্ট শ্রোতাকে তাদের কিছু সম্পর্কে অবহিত করার জন্য তৈরি একটি বার্তা। মেমো একটি সাধারণ অফিস ডকুমেন্ট, তাই তারা বিভিন্ন ধরণের বিষয়গুলি কভার করতে পারে এবং ফ্যাক্স বা ইমেলের মাধ্যমে কাগজের কপিতে বিতরণ করতে পারে। সাধারণত, আপনার মেমোর আনুষ্ঠানিকতা আপনি যে প্রতিষ্ঠানের জন্য কাজ করেন এবং বিষয়টির আইনগত প্রকৃতির উপর নির্ভর করে। একটি ভবন সংস্কারের মেমো সাধারণত ভাড়াটিয়া, কর্মচারী, মালিক বা শ্রমিকদের একটি প্রয়োজনীয় সংস্কার সম্পর্কে বলা হয় যা তাদের পরিবেশকে প্রভাবিত করবে। বিল্ডিং সংস্কারের জন্য কীভাবে একটি মেমো লিখবেন তা সন্ধান করুন।
ধাপ
ধাপ 1. পূর্ববর্তী স্মারকলিপির অনুলিপি অনুরোধ করুন।
অতীতের নোটিশের উদাহরণ দেখে আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের স্বর এবং আনুষ্ঠানিকতার অনুভূতি পেতে পারেন। আপনার superiorর্ধ্বতনকে কেবল সেই নমুনাগুলি সরবরাহ করতে বলুন যা তারা সন্তুষ্ট হয়েছে।
পদক্ষেপ 2. যারা এই মেমো দ্বারা প্রভাবিত হয়েছেন তাদের জন্য যোগাযোগের তথ্যের অনুলিপি পান।
আপনাকে প্রতিটি পক্ষকে একটি কপি পাঠাতে হবে এবং সমস্ত প্রয়োজনীয় ঠিকানা বা ইমেল পেতে কয়েক দিন বা সপ্তাহ লাগতে পারে।
ধাপ 3. ভবন সংস্কারের প্রয়োজনীয়তা প্রমাণ করার জন্য প্রয়োজনীয় যে কোন তথ্য সংগ্রহ করুন।
যদি একটি হাউজিং বা অ্যাপার্টমেন্ট বোর্ড সংস্কার অনুমোদন করে একটি প্রস্তাব পাস করে, তাহলে গতির একটি অনুলিপি চাই, যাতে এটি অনুরোধ বা বিতরণ করা যায়। যত বড় সংস্কার, তত বেশি প্রমাণের প্রয়োজন হবে।
ধাপ 4. সময়সীমা নির্ধারণ করুন।
বড় সংস্কারের জন্য, আপনি মেমোটি আগে থেকেই পাঠাতে চাইতে পারেন যাতে তারা প্রয়োজনীয় থাকার ব্যবস্থা করতে পারে। যদি পুনর্নির্মাণ শেষ মুহূর্তে হয়, তাহলে তারিখ ও সময় ঠিক হবে যেটি হবে, মানুষের বাসস্থান তৈরির সময় সহ।
ধাপ 5. আপনার মেমোর একটি রূপরেখা লিখুন।
ব্যবসায়িক লেখার যেকোনো অংশ পাঠককে কিছু বোঝানোর জন্য ব্যবহার করা হয়। শিরোনামের অধীনে, একটি খসড়া তৈরি করুন যাতে মেমো বিষয়, বর্ণনা, সময়সীমা এবং তারিখ, প্রমাণ এবং যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে।
পদক্ষেপ 6. আপনার মেমো গঠন করুন।
কোম্পানির লোগো এবং কাঠামো ব্যবহার করুন, যদি এটি একটি কোম্পানির নামে তৈরি একটি মেমো হবে। মেমো ফরম্যাট করার জন্য নিম্নলিখিত নির্দেশিকা রয়েছে:
- ওয়ার্ড প্রসেসিং ডকুমেন্টের উপরের বাম কোণে অ্যাড্রেসির নাম রাখুন। এটি একটি সাধারণ বা সুনির্দিষ্ট নাম হতে পারে, কিন্তু এটি সহজেই স্বীকৃত হওয়া উচিত, তাই ব্যক্তি জানে বিল্ডিং সংস্কারের মেমো তাদের সাথে সম্পর্কিত।
- পরবর্তীতে, সেই ব্যক্তি, ব্যক্তি বা কোম্পানি লিখুন যিনি মেমো লিখছেন। আপনি যদি কোনো বিভাগ বা কোম্পানির জন্য মেমো লিখছেন, অন্য কারো নামে মেমো পাঠানোর আগে আপনাকে অনুমোদনের অনুরোধ করতে হতে পারে।
- নিচে তারিখ দিন। মেমোগুলি মোটামুটি দ্রুত উত্পাদন করা উচিত, কারণ তারা সাধারণত কাউকে সময়মত কিছু লক্ষ্য করতে বলে।
- সম্ভাব্য সেরা বর্ণনামূলক শব্দ ব্যবহার করে বিল্ডিং সংস্কার স্মারকের বিষয় লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, "বিষয়: বিল্ডিং সংস্কার" লেখার পরিবর্তে "লিফট মেরামত, 30 আগস্ট সকাল 6 টা থেকে সকাল 8 টা" লিখুন।
- বার্তার মূল অংশটি লিখুন। উদ্দেশ্য লিখুন, কেন সংস্কার করা প্রয়োজন, কেন সংস্কার পাঠকের উপকার করে এবং প্রয়োজনীয় প্রমাণ যেমন বিল্ডিং কোড বা নিরাপত্তা সংক্রান্ত সমস্যা। সরাসরি হও; আপনার বার্তা সমর্থন করে না এমন লেখা অন্তর্ভুক্ত না করার চেষ্টা করুন।
ধাপ 7. প্রয়োজনে বুলেট পয়েন্ট বা তালিকা অন্তর্ভুক্ত করুন।
মানুষ মেমো পড়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে যা পাঠ্যের ব্লক নয়। যেহেতু মেমোগুলি মোটামুটি অনানুষ্ঠানিক, তাই আপনি বুলেটেড তালিকা তৈরি করতে পারেন বা সংস্কারের সময়সীমা বা উদ্দেশ্যটির একটি নির্দিষ্ট অংশ হাইলাইট করতে বোল্ড টেক্সট ব্যবহার করতে পারেন।
ধাপ 8. 1 পৃষ্ঠায় আপনার মেমো সম্পাদনা করুন।
আপনি যদি অনেক লোককে একটি মেমো দিচ্ছেন, তবে তারা এটি পড়বে তা নিশ্চিত করার সর্বোত্তম উপায় হল এটি সংক্ষিপ্ত রাখা। যদি এটি খুব দীর্ঘ হয় এবং উদ্দেশ্য তাৎক্ষণিকভাবে পরিষ্কার না হয়, তাহলে তারা তাদের অবসর সময় না দেওয়া পর্যন্ত এটি দূরে রাখতে পারে।
এটি আইনি স্মারকলিপি এবং কিছু কোম্পানির মেমোর ক্ষেত্রে সত্য নয় যার মধ্যে বিল্ডিং রিপোর্ট বা বোর্ডের গতি রয়েছে। নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনার শ্রোতারা কত সময় আশা করছেন।
ধাপ 9. বানান এবং ব্যাকরণ ত্রুটির জন্য আপনার মেমো প্রমাণ করুন।
যদি আপনার লেখার দক্ষতা শক্তিশালী না হয়, তাহলে এটি একটি উচ্চতর বা সহকর্মীকে দিন যা এটি সম্পাদনা করতে পারে।
ধাপ 10. চিঠিতে স্বাক্ষর করুন।
একবার এটি অনুমোদিত হলে, আপনি এটিকে অফিসিয়াল করার জন্য স্বাক্ষর করতে এবং তারিখটি করতে চান। আপনার যোগাযোগের তথ্য এবং যে কারো যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন তারা মেমোর নীচে প্রশ্নগুলি নির্দেশ করতে পারে।
ধাপ 11. প্রয়োজনীয় সংযুক্তি অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার প্রতিটি পরিচিতির জন্য মেমো এবং সংযুক্তির কপি মুদ্রণ করুন। তাদের বিতরণ করার আগে তাদের মেমোতে স্ট্যাপল করুন।
ধাপ 12. সময়মতো আপনার মেমো প্রদান করুন।
সংস্কারের সময় পরিকল্পনা করার জন্য মানুষের সময় লাগবে, তাই এটি ঘোষিত হলে তাদের কাছে তথ্য পৌঁছে দেওয়ার চেষ্টা করুন।
