ফাইলিং প্রায়ই কাজের জন্য এবং বাড়িতে একটি প্রয়োজনীয় কাজ। যদি আপনি খুব বেশি সময়ের জন্য ফাইলিং এড়িয়ে যান, আপনি কাগজের একটি বড় স্ট্যাক সংগ্রহ করতে পারেন যা সাজানোর জন্য ঘন্টা বা এমনকি দিন লাগবে। আপনার ইনবক্সকে বিশৃঙ্খলা মুক্ত রাখতে, আপনি প্রতিদিন যে কোনও কাগজপত্র পান তার মাধ্যমে সাজান। তারপরে, একটি ফাইলিং সিস্টেম তৈরি করুন যা আপনার জন্য কাজ করে। কাগজপত্র সাজানোর জন্য আপনার সিস্টেমটি ব্যবহার করুন যাতে আপনি যখনই প্রয়োজন তখন গুরুত্বপূর্ণ নথি সহজেই অ্যাক্সেস করতে পারেন!
ধাপ
3 এর মধ্যে 1 টি পদ্ধতি: আপনার প্রতিদিনের কাগজের ইনফ্লাক্স পরিচালনা করা
ধাপ ১। কাগজগুলি ধরে রাখার জন্য একটি কেন্দ্রীয় ইন-বক্স তৈরি করুন যতক্ষণ না আপনি সেগুলি বাছাই করতে পারেন।
একটি কেন্দ্রীয় ইন-বক্স যেখানে আপনি প্রতিদিন আপনার ডেস্ক জুড়ে বা আপনার মেইলবক্সের মাধ্যমে আসা সমস্ত কাগজপত্র রাখেন। এটি আপনাকে সংগঠিত থাকতে সাহায্য করতে পারে যতক্ষণ না আপনার কাছে প্রতিটি আইটেম সাজানোর এবং পরিচালনা করার সময় থাকে।
- আপনি একটি ছোট কার্ডবোর্ড বাক্সকে আপনার কেন্দ্রীয় ইন-বক্স হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন, অথবা এই উদ্দেশ্যে একটি বিশেষ বাক্স, ঝুড়ি বা ট্রে পেতে পারেন।
- বাক্সটি আপনার ডেস্কের কোণে, আপনার সামনের দরজার কাছে একটি টেবিলে বা অন্য কোথাও দৃশ্যমান রাখুন যাতে আপনি এটি সম্পর্কে ভুলে যাবেন না।
ধাপ 2. দৈনিক ইন-বক্সের মধ্য দিয়ে যান এবং গুরুত্বপূর্ণ আইটেমগুলি সরিয়ে রাখুন।
আপনার অবিলম্বে মনোযোগ প্রয়োজন এমন আইটেমগুলি সন্ধান করতে প্রতিদিন আপনার ইন-বক্সের প্রতিটি আইটেম দেখুন। এর মধ্যে শীঘ্রই বিল, পার্টি আমন্ত্রণ, বা সময় সংবেদনশীল ফর্ম অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। এই জিনিসগুলিকে একপাশে রাখুন যাতে আপনি অবিলম্বে তাদের যত্ন নিতে পারেন।
আপনি জরুরি জিনিসপত্র রাখার জন্য প্রথম বাক্সের চেয়ে ভিন্ন রঙের একটি দ্বিতীয় বাক্স পেতে চাইতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি লাল বাক্স পেতে পারেন যা নির্দেশ করে যে এইগুলি জরুরি জিনিস।
ধাপ items. আপনি যে ফাইলগুলি ফাইল করতে চান তা একটি ফাইলিং বক্সে রাখুন।
কেন্দ্রীয় বাক্স এবং জরুরি বাক্সের পাশে একটি তৃতীয় বাক্স রাখুন। আপনি যে আইটেমগুলি ফাইল করতে চান তার জন্য এটি আপনার সংগ্রহ পয়েন্ট হিসাবে ব্যবহার করুন। এটি আপনাকে তাদের সংগঠিত রাখতে সাহায্য করবে যতক্ষণ না আপনি তাদের ফাইল করার জন্য প্রস্তুত হন।
নিশ্চিত করুন যে এই বাক্সটি অন্যান্য বাক্সের চেয়ে আলাদা রঙের। অন্যথায়, আপনি বাক্সগুলি মিশ্রিত করতে পারেন।
ধাপ 4. অপ্রয়োজনীয় আইটেমগুলিকে একটি কাগজের পুনর্ব্যবহারযোগ্য বিনে টস করুন।
যে কোনও জাঙ্ক মেল বা অন্যান্য অপ্রয়োজনীয় আইটেম যা আপনার ইন-বক্সে শেষ হয় তা সরাসরি পুনর্ব্যবহারযোগ্য বিনে যেতে পারে। আপনার নথিপত্রের মাধ্যমে এই আইটেমগুলি সনাক্ত করুন এবং আপনার বাক্সের বিশৃঙ্খলা মুক্ত রাখতে সহায়তা করার জন্য সেগুলি এখনই বিনে স্থানান্তর করুন।
- আপনার পুনর্ব্যবহারযোগ্য বিনটি মেঝেতে রাখুন যাতে আপনি এটি আপনার অন্যান্য বাক্সের সাথে বিভ্রান্ত না করেন।
- যদি অপ্রয়োজনীয় জিনিসগুলির মধ্যে কোনও ব্যক্তিগত তথ্য থাকে তবে সেগুলি নিষ্পত্তি করার আগে সেগুলি ছিঁড়ে ফেলুন।
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 2: একটি ফাইলিং সিস্টেম নির্বাচন করা
ধাপ 1. একটি মাসিক এবং দৈনিক ফাইল নির্ধারণ করুন যদি আপনার পরিচালনার জন্য অনেক কাজ থাকে।
এটি টিকলার ফাইলিং সিস্টেম নামে পরিচিত এবং এটি আপনাকে প্রতিদিন কী করতে হবে তার উপর নজর রাখার একটি দুর্দান্ত উপায়। প্রতিটি মাসের জন্য একটি ফাইল ফোল্ডার এবং মাসের প্রতিটি দিনের জন্য একটি ফোল্ডার নির্ধারণ করুন। তারপরে, ফাইলগুলিতে আইটেম সন্নিবেশ করান। আপনি যে তারিখগুলিতে কাজ করতে চান সে অনুযায়ী আইটেমগুলি ফাইল করুন।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার 23 শে সেপ্টেম্বর বিল পরিশোধ করতে হয়, তাহলে সেই তারিখের জন্য ফোল্ডারে বিল insোকান।
ধাপ 2. গুরুত্বপূর্ণ নথিপত্র হাতে রাখার জন্য বর্ণানুক্রমিকভাবে ফোল্ডার ফাইল করুন।
বর্ণানুক্রমিক ফাইলিং পৃথক ব্যক্তি, ব্যবসা বা বিষয়গুলির জন্য ফাইল খোঁজার জন্য দরকারী। যদি আপনার প্রচুর গ্রাহক থাকে এবং আপনি প্রত্যেকটিতে একটি ফাইল রাখতে চান, অথবা আপনি যদি আপনার হোম ফাইলিং পরিচালনা করার একটি সহজ উপায় চান তবে এটি আদর্শ হতে পারে।
- ফাইলের লেবেলে প্রথমে ব্যক্তির শেষ নাম রাখতে ভুলবেন না, যেমন, "জোন্স, সুসান" বা "ওয়াটসন, ডেভিড।"
- ব্যবসার নামে ফাইল করার সময় "দ্য," "এ," এবং "অ্যান" এর মতো শব্দ উপেক্ষা করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার একজন ক্লায়েন্ট থাকে যার ব্যবসাকে "দ্য কেক দেবী" বলা হয়, তাহলে "কেক" এ "সি" অনুসারে ফাইল করুন এবং ফাইল করার সময় "দ্য" এ "টি" উপেক্ষা করুন।
ধাপ 3. স্বল্পমেয়াদী ফাইলিং প্রয়োজনে একটি সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেম চয়ন করুন।
যদি আপনার একটি স্বল্পমেয়াদী প্রকল্প থাকে যার জন্য আপনি রেকর্ড বজায় রাখতে চান, তাহলে একটি সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেম সবচেয়ে ভাল কাজ করতে পারে। এটি যখন আপনি প্রতিটি নথিতে একটি নম্বর বরাদ্দ করেন এবং সংখ্যা অনুসারে ফাইল করেন। যাইহোক, মনে রাখবেন যে আপনাকে কোন নথি কোন নম্বরের সাথে মিলে যায় তার ট্র্যাক রাখতে হবে, যেমন একটি স্প্রেডশীট ব্যবহার করে।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি 14 তম মার্চের সপ্তাহে প্রাপ্ত সমস্ত আইটেম 1 লেবেলযুক্ত একটি ফাইল ফোল্ডারে বরাদ্দ করতে পারেন, তারপরে 2 লেবেলযুক্ত একটি ফাইলে 21 শে মার্চ সপ্তাহের জন্য সমস্ত আইটেম ইত্যাদি।
- আরেকটি বিকল্প হল ফাইলগুলি তারিখ অনুসারে লেবেল করা এবং সেগুলি কালানুক্রমিকভাবে সংগঠিত করা। উদাহরণস্বরূপ, 2 শে মে, 2018 এ প্রাপ্ত আইটেমগুলি 5/2/2018 লেবেলযুক্ত একটি ফাইলে রাখা যেতে পারে।
ধাপ 4. আইটেমগুলি দ্রুত এবং সহজে খুঁজে পেতে আপনার ফাইলগুলিকে কালার-কোড করুন।
আপনার ফাইলগুলির প্রতিটি বিভাগে একটি রঙ নির্ধারণ করুন। এটি আপনাকে এক নজরে ফাইলগুলির একটি বিভাগ সনাক্ত করতে সহায়তা করবে।
- উদাহরণস্বরূপ, চিকিৎসা বিলের জন্য লাল, করের জন্য নীল এবং বীমার জন্য সবুজ ব্যবহার করুন।
- রঙ-সংখ্যাসূচক বা বর্ণানুক্রমিক ফাইলগুলিতে, একটি সংখ্যাসূচক বা বর্ণানুক্রমিক পরিসরে একটি রঙ বরাদ্দ করুন, যেমন 1-25 বা AG সবুজ, 25-50 বা H-M বেগুনি, এবং 50-75 বা N-R হলুদ।
পদক্ষেপ 5. ফাইল ফোল্ডারে অতিরিক্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
ফাইলের বিষয়বস্তু বর্ণনা করার জন্য অতিরিক্ত তথ্য যোগ করা বা প্রয়োজনীয় কোনো পদক্ষেপ আপনার ফাইলিং সিস্টেমকে আরও দক্ষ করতে সাহায্য করবে। এটি করার জন্য, আপনি নিম্নলিখিত আইটেমগুলির মধ্যে 1 বা তার বেশি যোগ করতে চাইতে পারেন:
- ফাইল নাম্বার বা নাম
- ফাইলের শিরোনাম
- ফাইলটি খোলা এবং বন্ধ হওয়ার তারিখ
- বিভাগ বা দলের নাম
- কম্পিউটার রেকর্ড নম্বর
- নিষ্পত্তি তারিখ এবং নিষ্পত্তি পদ্ধতি
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 3: ফাইলগুলিতে কাগজপত্র সংগঠিত করা
ধাপ 1. ফাইলের উপরে সবচেয়ে সাম্প্রতিক নথি রাখুন।
আপনাকে এটি করতে সাহায্য করার জন্য নথিতে তালিকাভুক্ত তারিখটি ব্যবহার করুন। আপনার কাগজপত্র ফাইল করার জন্য প্রস্তুত এবং আপনার ফাইলিং সিস্টেম সেট আপ করার পরে, আপনি ফাইলগুলিতে আইটেম স্থাপন শুরু করতে পারেন। সর্বদা প্রতিটি ফাইলের জন্য সাম্প্রতিকতম ডকুমেন্টগুলি উপরে রাখা নিশ্চিত করুন যাতে সেগুলি অ্যাক্সেস করা সহজ হয়।
উদাহরণস্বরূপ, আপনার যদি আপনার বাড়ির মালিকের বীমার জন্য একটি ফাইল থাকে, তাহলে আপনি আপনার প্রদত্ত বাড়িওয়ালার বীমার সবচেয়ে সাম্প্রতিক রেকর্ডটি ফাইলের উপরে রাখতে চান।
ধাপ ২। তারা যে নথিগুলির সাথে সম্পর্কিত সেগুলির সাথে সংযুক্তি রাখুন।
যদি আপনার কোন প্রাসঙ্গিক রসিদ বা অন্য নথি থাকে যা অন্য নথির সাথে রাখা প্রয়োজন, তবে সেগুলি একই ফাইলে একসাথে রাখতে ভুলবেন না। এমনকি আপনি নথির পিছনে স্ট্যাপল বা পেপারক্লিপ সংযুক্তি করতে চাইতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার বৈদ্যুতিক বিল পরিশোধের জন্য একটি রসিদ থাকে, তাহলে এটি উল্লেখ করার প্রয়োজন হলে বিলের পিছনে এটিকে প্রধান করুন।
ধাপ 3. বড় খাতায় আলাদা খামে রাখুন।
আপনি এই খামগুলি যে ফাইলগুলির সাথে সম্পর্কিত তার পিছনে ফাইল করতে পারেন। খামের সামনে সামগ্রীর বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। এটি আপনার ফাইলগুলির বিশৃঙ্খলা দূর করতে এবং আপনার ফাইলিং সিস্টেমের দক্ষতা উন্নত করতে সহায়তা করবে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি যে প্রকল্পে কাজ করছেন তার জন্য যদি আপনার ব্লুপ্রিন্ট থাকে তবে আপনি এটি একটি বড় খামে রাখতে পারেন।
ধাপ 4. মূল নথি ফাইল করুন এবং কোন কপি নিষ্পত্তি।
ডুপ্লিকেট ফাইল না করা বিভ্রান্তি রোধ করতে সাহায্য করবে যখন আপনি আপনার ফাইলে কোনো আইটেম খুঁজছেন। আপনি যদি কোন ডুপ্লিকেট দেখতে পান তবে এগুলি নিষ্পত্তি করুন এবং কেবল মূল নথিটি দাখিল করুন।
যদি আপনি নিশ্চিত নন যে কোন দলিলটি আসল, তাহলে আপনার আসল আছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে উভয় আইটেম ফাইল করতে হতে পারে। যাইহোক, খুব ঘন ঘন এটি না করার চেষ্টা করুন অথবা আপনার ফাইলগুলি দ্রুত বেড়ে যাবে
পরামর্শ
- যদি আপনি নিশ্চিত না হন যে কোনও আইটেম ফাইল করা বা পুনর্ব্যবহারযোগ্য কিনা, এটি 30 দিনের জন্য রাখুন এবং তারপরে এটি পুনরায় মূল্যায়ন করুন।
- অ-অপরিহার্য নথি স্ক্যান করা কাগজের বিশৃঙ্খলা পরিষ্কার করার আরেকটি ভাল উপায় যখন আপনার প্রয়োজন হলে নথিতে তথ্য বজায় রাখা।
